Operations & Customer Service Specialist | Mobiliteit

Je houdt de operatie soepel draaiend, bewaakt het overzicht en zorgt dat orders, leveringen en klantafspraken op elkaar aansluiten. Je verwerkt zelf orders, hebt dagelijks contact met klanten, leveranciers en transportpartners en bent net zo comfortabel achter ERP-systemen als aan de telefoon.

Loopt de werkelijkheid anders dan gepland? Dan houd jij het hoofd koel. Je brengt rust, pakt de regie en zorgt voor een oplossing waar klanten én collega’s op kunnen vertrouwen.

Maar jouw toegevoegde waarde gaat verder dan vandaag.

Juist doordat je midden in de operatie staat, zie je waar processen slimmer kunnen. Je voorkomt dat dezelfde knelpunten blijven terugkomen en helpt VONA iedere dag efficiënter, klantgerichter en slimmer werken.

Goed om te weten: Deze vacature is gepubliceerd via de werken-bij website van AVIA Vollenhoven. Je komt in deze functie in dienst bij VONA, een zelfstandige organisatie die is ontstaan uit de strategische samenwerking tussen AVIA Vollenhoven en ABC Energies.

Over VONA: ondernemers vooruithelpen in mobiliteit

VONA brengt de kennis, ervaring en ondernemingskracht van twee familiebedrijven samen. We leveren onder meer toekomstgerichte brandstoffen en speciale smeermiddelen voor klanten in o.a. automotive, transport en industrie. Maar we leveren niet alleen producten. We denken mee, schakelen snel en helpen ondernemers vooruit in een energiemarkt die voortdurend verandert.

Binnen VONA zijn de lijnen kort en kennen collega’s elkaar. Je werkt in een compact team waarin de dagelijkse werkzaamheden gezamenlijk worden opgepakt. Orders verwerken, klanten helpen, afstemmen met planning en zorgen dat de administratie klopt: iedereen draagt bij aan wat er die dag moet gebeuren. We nemen samen verantwoordelijkheid, helpen elkaar wanneer dat nodig is en waarderen initiatief. De basis staat, maar we zijn nog volop in ontwikkeling. Dat geeft jou de kans om mee te draaien en zichtbaar mee te bouwen aan hoe VONA morgen werkt.

Een functie waarin jouw aanpak direct verschil maakt

Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend verwerk je orders, controleer je prijsafspraken en zorg je dat de juiste gegevens klaarstaan voor facturatie. Even later neem je de telefoon op, help je een klant verder, stem je een wijziging af met de planning of schakel je met een transportpartner over een levering.

Ondertussen houd je continu overzicht. Je bewaakt de voortgang, stelt prioriteiten en zorgt dat klanten, leveranciers, magazijnen en collega’s op elkaar kunnen rekenen.

Je krijgt energie van die afwisseling. Van denken én doen. Van een operatie die soepel loopt omdat jij grip houdt. En van het moment waarop je ziet dat een verbetering niet alleen bedacht is, maar ook daadwerkelijk werkt.

Dat maakt deze functie bijzonder: je bent niet alleen verantwoordelijk voor een goede operatie vandaag, maar helpt ook bepalen hoe die morgen slimmer, eenvoudiger en klantgerichter kan verlopen.

Jij houdt de operatie in beweging

Als Operations & Customer Service Specialist ben jij de verbindende schakel tussen klanten, leveranciers, transportpartners, magazijnen, planning en collega’s. Je staat midden in het team en pakt samen met je collega’s de dagelijkse operatie op. Je houdt dus niet alleen overzicht: je verwerkt zelf orders, beantwoordt de telefoon, stemt af en stuurt bij waar dat nodig is.

Je werkt op het snijvlak van customer service, operations en logistiek. Dat vraagt eigenaarschap, nauwkeurigheid en een hands-on mentaliteit. Binnen het team is geen scherpe scheiding tussen ‘jouw’ en ‘andermans’ werkzaamheden: samen zorgen jullie dat het werk wordt gedaan. Jouw extra waarde zit in het vermogen om boven de dagelijkse uitvoering uit te stijgen. Je doorziet complexe situaties, legt snel verbanden en brengt de operatie doelgericht terug op koers.

Concreet houd jij je bezig met:

• Je verwerkt orders in Business Central en bewaakt een correcte administratieve afhandeling.
• Je controleert prijsafspraken, klantgegevens en artikelinformatie en zorgt voor een juiste verwerking richting facturatie.
• Je beantwoordt klantvragen telefonisch en per e-mail en zorgt voor duidelijke, persoonlijke communicatie.
• Je bewaakt order-, voorraad- en leveringsprocessen en onderneemt actie wanneer afspraken of planningen wijzigen.
• Je stemt dagelijks af met planning, leveranciers, magazijnen en transportpartners om de operationele keten soepel te laten verlopen.
• Je verwerkt en volgt retouren, klachten en overige administratieve processen zorgvuldig op.
• Wanneer de praktijk anders loopt dan gepland, neem je het vraagstuk niet alleen over maar betrek je de juiste collega’s en partijen. Je houdt de regie, creëert duidelijkheid en zorgt samen voor een passende oplossing.
• Je kijkt verder dan het incident: je onderzoekt de oorzaak, herkent patronen en vertaalt terugkerende knelpunten naar praktische verbeteringen.
• Je helpt processen slimmer, efficiënter en klantgerichter in te richten en zorgt samen met collega’s dat verbeteringen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd.

Van dagelijkse uitvoering naar structurele verbetering

De basisprocessen zijn ingericht en we werken met Business Central. Tegelijkertijd groeit VONA en vraagt de praktijk om verdere aanscherping van processen, werkwijzen en inrichting van het ERP-systeem. Juist doordat jij dagelijks met orders, pricing, facturatie, planning en klantvragen werkt, merk je als eerste waar het stroever loopt dan nodig. Je ziet waar informatie ontbreekt, waar handelingen eenvoudiger kunnen en waar klanten beter geholpen kunnen worden.

Jouw ideeën blijven niet hangen in overleg. Zie je een verbetering die waarde toevoegt? Dan krijg je het vertrouwen om deze samen met de ICT-afdeling, die bij AVIA Vollenhoven is belegd, verder uit te werken en door te voeren. Zo zie je jouw ideeën niet alleen ontstaan, maar ook terug in Business Central en in de dagelijkse praktijk.

Je staat dus niet langs de zijlijn verbeteringen te bedenken. Je draait volledig mee in de operatie en pakt samen met het team het dagelijkse werk op. Juist vanuit die praktijk stijg je boven afzonderlijke vraagstukken uit: je ziet samenhang, lost complexe problemen duurzaam op en helpt veranderingen zelf realiseren. Precies die combinatie van meewerken, regie voeren, problemen doorgronden en verbeteren maakt deze rol interessant.

Wat breng je mee?

Je krijgt energie van een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Je houdt overzicht wanneer prioriteiten veranderen, schakelt gemakkelijk tussen verschillende partijen en vindt het leuk om verantwoordelijkheid te nemen voor een goed resultaat.

Je combineert denken met doen. Je pakt net zo vanzelfsprekend de telefoon op of verwerkt een order als ieder ander in het team. Tegelijkertijd ben jij degene die bij een lastiger vraagstuk afstand kan nemen, de oorzaak blootlegt, de juiste mensen verbindt en zorgt voor een oplossing die ook op langere termijn werkt.

Je voelt je thuis in een organisatie die volop in ontwikkeling is. Niet alles is tot in detail uitontwikkeld en juist dat geeft jou ruimte om invloed uit te oefenen. Verder breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal vijf jaar relevante ervaring binnen customer service, customer support, sales support, ordermanagement, supply chain of logistieke coördinatie.
• Ervaring met ERP-systemen, bij voorkeur Business Central/Navision, en Microsoft Office.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Affiniteit met procesverbetering, operationele vraagstukken en het continu optimaliseren van dienstverlening.

Ervaring binnen een technische, logistieke, handels- of energieomgeving is mooi meegenomen, maar geen harde voorwaarde. Belangrijker vinden we dat je nieuwsgierig bent, eigenaarschap toont en energie krijgt van een rol waarin je iedere dag zichtbaar kunt bijdragen.

Wat krijg je?

Bij VONA stap je in op een moment waarop de basis staat en er tegelijk nog veel te ontwikkelen is. Daardoor krijg je verantwoordelijkheid, korte lijnen en de ruimte om invloed uit te oefenen op hoe we onze dienstverlening en operatie organiseren.

Je krijgt een rol waarin je direct ziet wat jouw werk oplevert: een klant die niet hoeft na te bellen, een levering die volgens afspraak verloopt, een collega die efficiënter kan werken of een proces dat voortaan soepeler gaat. Daar staat natuurlijk iets moois tegenover:

• Een bruto maandsalaris tussen € 4.400 en € 5.500, afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• 26 vakantiedagen, met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen.
• Een goede pensioenregeling.
• Een reiskostenvergoeding (€ 0,23 netto/km).
• Volop ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en mee te groeien met een organisatie die in beweging is.

Daarom kies je voor VONA

Bij veel organisaties voer je processen uit die al jaren vaststaan. Bij VONA krijg je de ruimte om ze mede vorm te geven. Je combineert klantcontact, dagelijkse operatie, logistieke afstemming en procesverbetering in één brede rol. Je bent geen adviseur op afstand en staat ook niet boven het team. Je werkt volwaardig mee aan de gezamenlijke werkzaamheden en voegt extra waarde toe wanneer situaties complex worden: dan breng jij overzicht, probleemoplossend vermogen en voortgang.

Tegelijkertijd werk je in een compacte organisatie met de ervaring en slagkracht van twee familiebedrijven. Collega’s kennen elkaar, schakelen snel en delen het werk dat nodig is om klanten goed te helpen. We geloven niet in eilandjes of afgebakende taken, maar in samen verantwoordelijkheid nemen en elkaar versterken.

Zo krijg je bij VONA iets wat je niet overal vindt: een rol waarin je samen met het team de dagelijkse operatie draagt én vanuit jouw ervaring helpt om problemen duurzaam op te lossen en het werk van morgen beter te organiseren.

Klaar om mee te bouwen?

Wil jij jouw ervaring in customer service, operations, supply chain, logistiek of procesverbetering inzetten in een rol waarin denken en doen samenkomen? En krijg je energie van klantcontact, operationele regie en zichtbaar resultaat? Dan maken we graag kennis met je.

Heb je eerst nog vragen over de functie of wil je vrijblijvend kennismaken? Neem gerust contact op met Kevin van der Heijden, recruiter.

• WhatsApp: +31 6 22 99 31 63

• E-mail: heijden.k@aviavollenhoven.nl

Solliciteer je liever direct? Gebruik dan de sollicitatiebutton. We kijken uit naar jouw reactie.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen we niet op prijs.